Organiser le dispatch : du laboratoire au bon point de livraison
La production raisonne souvent par préparation ; la livraison raisonne par destination. Le dispatch est le passage entre ces deux lectures. Sa fiabilité repose sur une information simple : quel produit, en quelle quantité, dans quel contenant, pour quel départ et sous la responsabilité de qui ? Une liste de production seule ne répond pas à toutes ces questions.
Conservez le lien entre fabrication et destination, puis contrôlez chaque départ sur une version identifiée des documents.
Construire une vue par départ
Regroupez les destinations selon l’organisation réelle des tournées et les heures de chargement. Une même réception peut comporter plusieurs livraisons ; un même véhicule peut desservir plusieurs sites. Évitez de confondre le dossier commercial, l’adresse de livraison et le départ physique.
Le document de dispatch doit être lisible sans consulter une longue chaîne d’emails. Il reprend les quantités, les contenants, les éléments complémentaires et les informations d’accès utiles. Les contraintes de transport et de conservation sont traitées selon vos procédures métier.
Donner une identité aux contenants
Reliez chaque contenant à sa destination et à son contenu. Selon votre organisation, le contrôle peut se faire par pièce, plateau, bac ou caisse ; choisissez l’unité qui sera réellement comptée au chargement. Une quantité en portions doit pouvoir être rapprochée du nombre de contenants préparés.
Exemple fictif : 120 portions sont réparties en six bacs de 20. Le préparateur contrôle les six bacs ; le destinataire retrouve la quantité totale de 120 portions. Ce rapprochement évite qu’une unité de production soit interprétée comme une unité de transport.
- Destination et référence de la commande.
- Contenu, quantité et unité de contrôle.
- Départ prévu et personne responsable.
- Éléments restant à compléter.
Prévoir un circuit pour les changements
Une livraison supplémentaire ou un changement d’adresse après préparation doit déclencher une revue du départ. Identifiez les documents à remplacer et la personne qui confirme la prise en compte. Un document corrigé au bureau ne garantit pas que le conducteur dispose de la dernière information.
Organisez une courte vérification avant chargement : produits, matériel, documents et consignes. Signalez les éléments manquants dans une liste d’exceptions ; ils ne doivent pas être noyés dans une nouvelle édition complète de tous les dossiers.
Exploiter les retours de livraison
Au retour, rapprochez ce qui a été prévu, chargé, livré et rapporté. Les écarts de matériel, les retards et les compléments donnent des indications pour améliorer les prochains départs. Choisissez quelques catégories constantes pour pouvoir suivre leur fréquence.
Sextan propose des fonctions de production, de dispatch, de logistique et de véhicules, ainsi que des connecteurs de livraison selon les services activés. Le bon test consiste à suivre une commande de bout en bout, y compris un changement tardif. La disponibilité des statuts et des fonctions dépend du connecteur retenu.
