Passer d’Excel à un ERP traiteur : préparer les données qui comptent
Le passage à un ERP ne consiste pas à recopier tous les fichiers existants dans un nouvel outil. Il consiste à choisir les données qui feront référence, à clarifier leur propriétaire et à organiser leur utilisation entre les services. Le meilleur point de départ est un parcours concret : une demande client, un devis, une production, un départ et une facture.
Migrez d’abord les données nécessaires au travail quotidien, puis validez un parcours complet avant d’élargir le périmètre.
Faire l’inventaire des fichiers réellement utilisés
Listez les fichiers par usage, avec leur responsable, leur fréquence de mise à jour et les décisions qu’ils permettent de prendre. Deux tableaux portant des noms proches peuvent contenir des informations différentes ; à l’inverse, plusieurs copies peuvent représenter une seule donnée.
Repérez les sources de référence pour les clients, les fournisseurs, les articles et les recettes. Ne supprimez pas immédiatement les autres fichiers : conservez une archive identifiée, puis décidez lesquels seront remplacés lorsque le nouveau parcours aura été validé.
Nettoyer les références avant l’import
Les doublons, les unités incohérentes et les champs libres utilisés pour plusieurs informations compliquent les reprises. Définissez une convention simple pour les noms et les identifiants. Préservez le lien avec les anciennes références pour pouvoir retrouver l’origine d’un enregistrement.
Testez un petit échantillon représentatif : un client avec plusieurs adresses, un fournisseur avec plusieurs conditionnements et une recette composée de sous-recettes. Ces cas révèlent davantage de difficultés qu’une liste de lignes parfaitement simples.
- Désigner une source de référence par famille.
- Rapprocher les doublons sans perdre l’historique utile.
- Vérifier unités, adresses et contacts.
- Conserver une table de correspondance des références.
Définir ce qui doit rester consultable
Toute l’histoire n’a pas forcément besoin d’être reprise dans les écrans opérationnels. Distinguez les dossiers en cours, les données actives et les archives. Les obligations de conservation et les contraintes comptables sont à valider avec les responsables concernés.
L’accès aux exports de votre ancien outil et la qualité de ces fichiers déterminent une partie du travail. Demandez un échantillon tôt, avant de fixer une date de bascule. La possibilité d’une reprise doit être étudiée ; elle ne se déduit pas du seul nom du logiciel précédent.
Répéter une journée type avant la bascule
Faites réaliser le même scénario par le commercial, la production et la logistique. Vérifiez que chaque équipe retrouve l’information dont elle a besoin, au moment utile. Ajoutez un changement d’effectif et une livraison partielle pour tester la circulation des corrections.
Pour une mise en place de Sextan, la démonstration et le cadrage servent à définir les modules, les reprises et les priorités. Préparez quelques exemples anonymisés de vos documents. Une transition réussie se juge à la capacité des équipes à travailler ensemble, pas au nombre de fichiers importés.
